Por James Waite Revista Rental Management
UTILIZAR DE FORMA SEGURA LA FIRMA ELECTRÓNICA; ABORDAR LA PREOCUPACIÓN POR EL CRECIMIENTO ACELERADO DEL COMERCIO ELECTRÓNICO
PREGUNTA: MI EMPRESA DE ALQUILER DE EQUIPOS ESTÁ ADOPTANDO UNA PLATAFORMA DE COMERCIO ELECTRÓNICO Y NOS PREGUNTAMOS HASTA QUÉ PUNTO SON SEGURAS Y LEGALMENTE EXIGIBLES LAS FIRMAS ELECTRÓNICAS. TAMBIÉN NOS PREGUNTAMOS HASTA QUÉ PUNTO ES NECESARIO TODO ESTO. CUALQUIER AYUDA QUE PUEDA PROPORCIONARNOS SERÁ APRECIADA.
Respuesta: Estados Unidos y Canadá han promulgado leyes a nivel federal y estatal y/o provincial/territorial que reconocen la validez y aplicabilidad de las firmas electrónicas. En Estados Unidos, la Ley federal de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) de 2000, y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA), una ley estatal uniforme aprobada por la Conferencia Nacional de Comisionados sobre Leyes Estatales Uniformes (NCCUSL) en 1999, establecieron el marco legal para la aplicabilidad de las firmas electrónicas.
Canadá utiliza la Ley Uniforme de Comercio Electrónico (UECA), a excepción de Quebec, que utiliza la Ley de Establecimiento de un Marco Jurídico para las Tecnologías de la Información (AELFIT) y el Código Civil de Quebec (CCQ). Sin embargo, en términos generales, consiguen en gran medida el mismo efecto al reconocer y validar el uso de la firma electrónica.
La Ley ESIGN define la firma electrónica como "un sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o lógicamente asociado a un contrato u otro registro y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el registro". Así pues, una firma electrónica puede adoptar diversas formas, entre ellas:
- Un nombre mecanografiado o un bloque de firma.
- Una firma adoptada y aplicada a través de una plataforma de firma electrónica.
- Una firma creada con un lápiz o un dedo en una pantalla táctil.
- Hacer clic en una confirmación o acuse de recibo electrónico en un sitio web.
- Copias escaneadas de documentos firmados físicamente. - Firmas escaneadas o electrónicas aplicadas o pegadas en un documento electrónico.
En los más de 20 años transcurridos desde la creación de estas leyes, la firma electrónica se ha convertido en algo omnipresente y, con pocas excepciones, es aceptada por las empresas, los gobiernos y los poderes judiciales de todo Estados Unidos y Canadá. De hecho, impulsado en parte por la mayor necesidad de realizar transacciones a distancia como resultado de la pandemia de coronavirus (COVID-19), el uso de documentos, registros y firmas electrónicos se ha acelerado y se está convirtiendo rápidamente en la norma mínima para realizar transacciones comerciales en todo el mundo.
No obstante, algunos documentos siguen requiriendo firmas "húmedas" y/o están sujetos a requisitos más estrictos, como por ejemplo:
- Valores certificados, por ejemplo, certificados de acciones.
- Determinados tipos de poderes.
- Algunos tipos de documentos de transferencia de bienes inmuebles y otros acuerdos inmobiliarios.
- Órdenes judiciales, escritos, mociones, notificaciones y otros documentos similares.
- Documentos exigidos por la ley para acompañar el transporte de materiales peligrosos.
- Testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios.
- Apoderados de la atención sanitaria.
- Documentos relacionados con asuntos de derecho de familia, como adopciones y divorcios.
- Instrumentos negociables y determinados tipos de títulos.
- Avisos de retirada de productos que afectan a la salud o la seguridad.
Sin embargo, los contratos ordinarios suelen ser ejecutables si se firman electrónicamente.
En términos de seguridad, las firmas electrónicas son realmente más seguras que las firmas húmedas en varios aspectos. Las firmas húmedas pueden ser falsificadas o manipuladas con relativa facilidad, mientras que las firmas electrónicas ofrecen ahora varios niveles de protección.
En términos de seguridad, las firmas electrónicas son realmente más seguras que las firmas húmedas en varios aspectos. Las firmas húmedas pueden ser falsificadas o manipuladas con relativa facilidad, mientras que las firmas electrónicas ofrecen ahora varios niveles de protección.
Registros de auditoría. A diferencia de las firmas húmedas, las firmas electrónicas también incluyen un registro electrónico que sirve como pista de auditoría y prueba de la transacción. La pista de auditoría incluye el historial del documento, con los detalles de cuándo se abrió, cerró, descargó, vio y/o firmó.
Metadatos. En este sentido, los metadatos -datos sobre los datos, como el autor, la fecha de creación, la fecha de modificación y el tamaño del archivo- también pueden utilizarse para demostrar el mantenimiento de la integridad del documento y la conservación del vínculo entre la firma y el documento.
Geolocalización. Dependiendo del proveedor, y si el firmante aceptó permitir el acceso a su ubicación, el registro también mostrará la geolocalización donde se firmó el documento.
Certificados de finalización. Se trata de certificados que incluyen detalles sobre cada firmante del documento, incluida la declaración del consumidor que indica que el firmante aceptó utilizar una firma electrónica, la imagen de la firma, las marcas de tiempo de los eventos, la dirección IP del firmante y otra información de identificación única.
Precintos de seguridad. Una vez finalizada la firma, los documentos pueden sellarse digitalmente mediante una infraestructura de clave pública (PKI). El sello valida la(s) firma(s) y evidencia el hecho de que el documento no ha sido manipulado o alterado desde la fecha de la firma.
Verificación de la firma. Existen varias opciones para verificar la identidad de un firmante, entre ellas:
- Código de acceso. El remitente proporciona un código de acceso a través de un SMS, texto u otro medio electrónico que debe ser introducido por el firmante.
- Llamada telefónica. Cada firmante debe llamar a un número de teléfono proporcionado por el remitente e introducir el nombre y el código de acceso únicos del firmante.
- Información específica del firmante. El firmante propuesto debe responder a preguntas sobre sus datos personales, como las direcciones anteriores.
- Verificación de la identidad. Verificación de los firmantes mediante sus documentos de identidad con fotografía emitidos por el gobierno o los sistemas europeos de identificación electrónica.
- Dirección de correo electrónico. El firmante introduce una dirección de correo electrónico que se compara con la dirección de correo electrónico incluida en la invitación.
Si se maneja correctamente, la firma electrónica ofrece ahora una protección considerablemente mayor contra el fraude que la firma húmeda, así como las ventajas añadidas de la rapidez, la facilidad de uso y la eliminación de las fricciones en los tratos. A medida que avanza la era electrónica, su uso se generalizará y se integrará cada vez más no sólo con otros sistemas de documentación, sino también con la telemática y otros sistemas de supervisión, control y automatización de equipos, que avanzan rápidamente.
Gestión de la seguridad. Los protocolos de gestión de la seguridad, como la continuidad del negocio y la planificación de la recuperación de desastres, las prácticas de codificación segura, las revisiones formales del código y las auditorías periódicas de seguridad de la base de código también son habituales en los proveedores de firma electrónica más reputados.
Seguridad reforzada. En los casos en que se requiera una mayor seguridad y/o verificación, algunos proveedores ofrecen niveles adicionales de seguridad de la firma electrónica que cumplen con los requisitos normativos de la UE en materia de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza (eIDAS). Los niveles de seguridad varían, por lo que es importante elegir un proveedor establecido que mantenga protocolos de seguridad en múltiples niveles, incluyendo sistemas, edificios, datos y procesos. El cifrado de datos, la transferencia a través de https, los sistemas redundantes, los centros de datos duplicados distribuidos geográficamente, los cortafuegos de calidad comercial, la protección contra el malware, el control de acceso físico y la videovigilancia supervisada son elementos muy recomendables.
Cumplimiento legal. El cumplimiento de las leyes, normas, reglamentos y estándares industriales aplicables que rigen las transacciones y firmas electrónicas -incluyendo, por ejemplo, PCI DSS, CSA, STAR, ISO 27001:2013 y SOC Tipos 1 y 2- es, por supuesto, también una necesidad. En su caso, la capacidad de cumplir con las regulaciones especializadas de la industria, como HIPAA, y ciertas normas de la agencia, como las mantenidas por FINRA, la FTC, la FHA y / o el IRS también puede ser importante dependiendo de su tipo de negocio y / o contenido de los datos.
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Si se maneja correctamente, la firma electrónica ofrece ahora una protección considerablemente mayor contra el fraude que la firma húmeda, así como las ventajas añadidas de la rapidez, la facilidad de uso y la eliminación de las fricciones en los tratos. A medida que avanza la era electrónica, su uso se generalizará y se integrará cada vez más no sólo con otros sistemas de documentación, sino también con la telemática y otros sistemas de supervisión, control y automatización de equipos, que avanzan rápidamente.
También se complementarán con herramientas diseñadas específicamente para su uso en la inspección, el registro de salida y el registro de entrada de los equipos, como herramientas de grabación de vídeo de 360 grados que pueden adjuntar automáticamente vídeos con fecha y hora de los daños en los equipos a los documentos electrónicos, así como organizarlos y archivarlos.
Es casi seguro que esto resultará valioso para defenderse de las demandas, así como para realizar cobros en relación con los daños a los equipos y los supuestos defectos. Por lo tanto, mi consejo es que haga avanzar rápidamente sus procesos de transacciones electrónicas con proveedores conocidos y creíbles. La ventaja competitiva de hoy será, con toda seguridad, la necesidad competitiva de mañana.
En términos de seguridad, las firmas electrónicas son realmente más seguras que las firmas húmedas en varios aspectos. Las firmas húmedas pueden ser falsificadas o manipuladas con relativa facilidad, mientras que las firmas electrónicas ofrecen ahora varios niveles de protección.
Si se maneja correctamente, la firma electrónica ofrece ahora una protección considerablemente mayor contra el fraude que la firma húmeda, así como las ventajas añadidas de la rapidez, la facilidad de uso y la eliminación de las fricciones en los tratos. A medida que avanza la era electrónica, su uso se generalizará y se integrará cada vez más no sólo con otros sistemas de documentación, sino también con la telemática y otros sistemas de supervisión, control y automatización de equipos, que avanzan rápidamente.
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