Par James Waite Magazine de gestion locative
UTILISER LES SIGNATURES ÉLECTRONIQUES EN TOUTE SÉCURITÉ ; RÉPONDRE AUX PRÉOCCUPATIONS CONCERNANT LA CROISSANCE ACCÉLÉRÉE DU COMMERCE ÉLECTRONIQUE
QUESTION : MON ENTREPRISE DE LOCATION DE MATÉRIEL EST EN TRAIN D'ADOPTER UNE PLATEFORME DE COMMERCE ÉLECTRONIQUE ET NOUS NOUS DEMANDONS DANS QUELLE MESURE LES SIGNATURES ÉLECTRONIQUES SONT SÛRES ET LÉGALEMENT APPLICABLES. NOUS NOUS DEMANDONS ÉGALEMENT SI TOUT CELA EST NÉCESSAIRE. TOUTE AIDE QUE VOUS POURREZ NOUS APPORTER SERA APPRÉCIÉE.
Réponse : Les États-Unis et le Canada ont adopté des lois au niveau fédéral et au niveau des États et/ou des provinces/territoires reconnaissant la validité et le caractère exécutoire des signatures électroniques. Aux États-Unis, la loi fédérale Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act de 2000, et la Uniform Electronic Transactions Act (UETA), une loi d'État uniforme approuvée par la National Conference of Commissioners on Uniform State Laws (NCCUSL) en 1999, ont établi le cadre juridique du caractère exécutoire des signatures électroniques.
Le Canada utilise la Loi uniforme sur le commerce électronique (LUCE), sauf au Québec, qui utilise la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCTI) et le Code civil du Québec (CCQ). Toutefois, dans les grandes lignes, elles ont sensiblement le même effet en reconnaissant et en validant l'utilisation des signatures électroniques.
La loi ESIGN définit une signature électronique comme "un son, un symbole ou un procédé électronique joint ou associé logiquement à un contrat ou à un autre document et exécuté ou adopté par une personne dans l'intention de signer le document." Ainsi, une signature électronique peut prendre diverses formes, notamment :
- Un nom dactylographié ou un bloc de signature.
- Une signature adoptée et appliquée par le biais d'une plateforme de signature électronique.
- Une signature créée à l'aide d'un stylet ou d'un doigt sur un écran tactile.
- Cliquer sur une confirmation ou un accusé de réception électronique sur un site web.
- Copies scannées de documents signés physiquement. - Les signatures scannées ou électroniques appliquées ou collées dans un document électronique.
Depuis la création de ces lois il y a plus de 20 ans, les signatures électroniques sont devenues omniprésentes et, à quelques exceptions près, elles sont maintenant acceptées par les entreprises, les gouvernements et les tribunaux partout aux États-Unis et au Canada. En fait, poussée en partie par le besoin accru d'effectuer des transactions à distance à la suite de la pandémie de coronavirus (COVID-19), l'utilisation de documents, d'enregistrements et de signatures électroniques s'est accélérée et est en train de devenir rapidement la norme minimale pour effectuer des transactions commerciales dans le monde entier.
Néanmoins, certains documents nécessitent encore des signatures "humides" et/ou sont soumis à des exigences plus strictes, comme par exemple :
- Les valeurs mobilières avec certificat, par exemple, les certificats d'actions.
- Certains types de procurations.
- Certains types de documents de transfert de biens immobiliers et autres accords immobiliers.
- Ordonnances du tribunal, plaidoiries, motions, avis et autres documents similaires.
- Documents requis par la loi pour accompagner le transport de matières dangereuses.
- Testaments, codicilles et fiducies testamentaires.
- Proxies de soins de santé.
- Documents relatifs aux questions de droit de la famille, telles que les adoptions et les divorces.
- Instruments négociables et certains types d'instruments de titre.
- Avis de rappel de produits affectant la santé ou la sécurité.
En revanche, les contrats ordinaires seront généralement exécutoires s'ils sont signés électroniquement.
En termes de sécurité, les signatures électroniques sont en fait plus sûres et plus sécurisées que les signatures humides à plusieurs égards. Les signatures humides peuvent être falsifiées ou altérées relativement facilement, alors que les signatures électroniques offrent désormais plusieurs niveaux de protection.
En termes de sécurité, les signatures électroniques sont en fait plus sûres et plus sécurisées que les signatures humides à plusieurs égards. Les signatures humides peuvent être falsifiées ou altérées relativement facilement, alors que les signatures électroniques offrent désormais plusieurs niveaux de protection.
Pistes d'audit. Contrairement aux signatures manuscrites, les signatures électroniques s'accompagnent également d'un enregistrement électronique qui sert de piste d'audit et de preuve de la transaction. La piste d'audit comprend l'historique du document, y compris les détails sur le moment où il a été ouvert, fermé, téléchargé, consulté et/ou signé.
Métadonnées. Dans cet esprit, les métadonnées - données sur les données, telles que l'auteur, la date de création, la date de modification et la taille du fichier - peuvent également être utilisées pour démontrer le maintien de l'intégrité du document et la préservation du lien entre la signature et le document.
Géolocalisation. Selon le fournisseur, et si le signataire a accepté d'autoriser l'accès à sa localisation, l'enregistrement indiquera également la géolocalisation où le document a été signé.
Certificats d'achèvement. Il s'agit de certificats qui comprennent des détails sur chaque signataire du document, notamment la déclaration du consommateur indiquant que le signataire a accepté d'utiliser une signature électronique, l'image de la signature, les horodatages des événements, l'adresse IP du signataire et d'autres informations d'identification uniques.
Sceaux inviolables. Une fois la signature terminée, les documents peuvent être scellés numériquement à l'aide d'une infrastructure à clé publique (ICP). Le sceau valide la ou les signatures et prouve que le document n'a pas été altéré ou modifié depuis la date de signature.
Vérification de la signature. Il existe un certain nombre d'options pour vérifier l'identité d'un signataire, notamment :
- Code d'accès. L'expéditeur fournit un code d'accès par SMS, texte ou autre moyen électronique qui doit être saisi par le signataire.
- Un appel téléphonique. Chaque signataire doit appeler un numéro de téléphone fourni par l'expéditeur et saisir son nom unique et son code d'accès.
- Informations spécifiques au signataire. Le signataire proposé doit répondre à des questions sur ses informations personnelles, telles que ses adresses précédentes.
- Vérification de l'identité. Vérification des signataires à l'aide de leur carte d'identité avec photo délivrée par leur gouvernement ou des systèmes européens d'identification électronique.
- Adresse électronique. Le signataire saisit une adresse électronique qui est comparée à l'adresse électronique incluse dans l'invitation.
Utilisées correctement, les signatures électroniques offrent aujourd'hui une protection bien plus grande contre la fraude que les signatures manuscrites, ainsi que les avantages supplémentaires de la rapidité, de la facilité d'utilisation et de l'élimination des frictions dans les transactions. À mesure que l'ère électronique progresse, leur utilisation va se généraliser et elles seront de plus en plus intégrées non seulement à d'autres systèmes de documentation, mais aussi à des systèmes télématiques et autres systèmes de surveillance, de contrôle et d'automatisation des équipements, qui progressent rapidement.
Gestion de la sécurité. Les protocoles de gestion de la sécurité, tels que la planification de la continuité des activités et de la reprise après sinistre, les pratiques de codage sécurisé, les examens formels du code et les audits réguliers de la sécurité de la base de code sont également courants chez les fournisseurs de signatures électroniques les plus réputés.
Sécurité renforcée. Lorsqu'une sécurité et/ou une vérification renforcée est nécessaire, certains fournisseurs proposent des niveaux supplémentaires de sécurité des signatures électroniques conformes aux exigences réglementaires de l'UE en matière d'identification électronique, d'authentification et de services de confiance (eIDAS). Les niveaux de sécurité varient, il est donc important de choisir un fournisseur établi qui maintient des protocoles de sécurité à plusieurs niveaux, y compris les systèmes, les bâtiments, les données et les processus. Le cryptage des données, le transfert via https, les systèmes redondants, les centres de données miroirs géographiquement dispersés, les pare-feu de qualité commerciale, la protection contre les logiciels malveillants, le contrôle d'accès physique et la vidéosurveillance sont tous fortement recommandés.
Conformité légale. La conformité aux lois, règles, réglementations et normes sectorielles applicables régissant les transactions et les signatures électroniques - y compris, par exemple, PCI DSS, CSA, STAR, ISO 27001:2013 et SOC Types 1 et 2 - est, bien entendu, également indispensable. Le cas échéant, la capacité à se conformer aux réglementations sectorielles spécialisées, telles que l'HIPAA, et à certaines normes d'agences, telles que celles maintenues par la FINRA, la FTC, la FHA et/ou l'IRS, peut également être importante en fonction de votre type d'activité et/ou du contenu des données.
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Utilisées correctement, les signatures électroniques offrent aujourd'hui une protection bien plus grande contre la fraude que les signatures manuscrites, ainsi que les avantages supplémentaires de la rapidité, de la facilité d'utilisation et de l'élimination des frictions dans les transactions. À mesure que l'ère électronique progresse, leur utilisation va se généraliser et elles seront de plus en plus intégrées non seulement à d'autres systèmes de documentation, mais aussi à des systèmes télématiques et autres systèmes de surveillance, de contrôle et d'automatisation des équipements, qui progressent rapidement.
Ils seront également complétés par des outils spécialement conçus pour l'inspection, le contrôle et l'enregistrement des équipements, tels que des outils d'enregistrement vidéo à 360 degrés qui permettent de joindre automatiquement aux documents électroniques des vidéos datées et horodatées des dommages subis par les équipements, ainsi que de les organiser et de les classer.
Cela s'avérera très certainement utile pour se défendre contre des poursuites judiciaires et pour recouvrer des sommes liées à des dommages matériels et à des défauts présumés. Par conséquent, je vous conseille de faire progresser rapidement vos processus de transaction électronique avec des fournisseurs connus et crédibles. L'avantage concurrentiel d'aujourd'hui sera presque certainement la nécessité concurrentielle de demain.
En termes de sécurité, les signatures électroniques sont en fait plus sûres et plus sécurisées que les signatures humides à plusieurs égards. Les signatures humides peuvent être falsifiées ou altérées relativement facilement, alors que les signatures électroniques offrent désormais plusieurs niveaux de protection.
Utilisées correctement, les signatures électroniques offrent aujourd'hui une protection bien plus grande contre la fraude que les signatures manuscrites, ainsi que les avantages supplémentaires de la rapidité, de la facilité d'utilisation et de l'élimination des frictions dans les transactions. À mesure que l'ère électronique progresse, leur utilisation va se généraliser et elles seront de plus en plus intégrées non seulement à d'autres systèmes de documentation, mais aussi à des systèmes télématiques et autres systèmes de surveillance, de contrôle et d'automatisation des équipements, qui progressent rapidement.
